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时间:2012-08-01

档案业务外包,即委托式档案管理,是依据服务合同协议,将全部档案工作或者部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或者执行的一种档案管理工作模式。随着大数据时代的到来和信息的爆炸式增长,文件和档案管理难度随之增加,日渐高涨的管理成本和自行管理的种种隐患难以解决,使得企业自管档案不再是最佳选择。如何集约化、系统性、低成本、高效率的管理档案成为企事业单位档案管理部门最关心的问题之一。档案管理外包服务的价值也逐渐受到越来越多机构的认可。
 
一、档案业务外包服务应时而生
 
档案业务外包模式出现的时间并不长,但自其出现至今市场规模逐渐扩大,业务范围不断拓宽,主要得益于两个方面:一是市场需求;二是档案业务外包自身的优势。
 
(一)市场需求
 
市场需求是档案业务外包出现的重要原因,也是拓宽、深化档案业务外包工作的动力。随着企业数量的增多、业务范围的拓宽以及业务流程的细化,加之国家档案局相应的标准规定,规范的企业档案管理工作变得更加复杂、繁琐,需要耗费更多的人力、财力、物力。再者,一般而言,企业的档案管理工作处于企业业务工作的“边缘地带”、“后方阵地”,出于投入——产出的考虑,企业不愿意投入如此大的成本,这便增大了档案业务外包的需求。另一方面,档案管理是一门蕴含专业技术的学科,需要设计科学合理的制度。但大多数企业招聘的档案管理人员并非专业人员,在管理操作上容易有不规范的行为。加之设计的制度本身或多或少存在不完善的地方。即便是有专业档案管理人员,在条件和制度的双重桎梏下,难以规范有效地管理。
 
(二)自身优势
 
档案业务外包自身的优势是其得以出现存活至今并有不断扩大之势的关键要素。简言之,它能满足企业诉求,为其带来巨大的效益。
 
第一,它能降低企业档案管理成本。档案管理是一项技术性、专业性较强的工作,它需要相关的基础设施、人员、技术等投入,而这在现实工作中,对于一些企业尤其是中小型企业和民营企业是不现实的。借助专业档案管理机构的专业人员、设备以及工作标准、流程,既可以享受到高水准的档案管理服务,其成本也远远低于企业单独开展档案管理工作的成本。
 
第二,可以提高企业档案工作效率。由于专业的档案管理机构应用专业化、高水平的档案管理技术和管理手段,诸如档案查询、利用等方面的工作效率自是将大大提升。
 
第三,有助于提高企业核心竞争力。一般而言,实施档案业务外包的企业,档案管理工作并非仅作为辅助性、支撑性工作存在,并非核心业务。实施了档案业务外包,可以使企业从附加值较低的日常事务性档案管理业务中解放出来,把更多的时间、精力和资源集中起来致力于高附加值的核心工作环节,提升企业核心竞争力。
 
第四,有利于促进企业档案信息化建设。信息化是档案工作的发展趋势和方向,而档案信息化建设需要大量的投入,需配备专门的人才和设备。而现有条件下,企业档案信息化建设的投入非常有限,这就制约了企业档案信息化建设的发展。实施档案业务外包,借助档案外包服务机构在设备、技术、人才方面的优势,可以加快本企业的档案信息化建设进程。
 
在知识经济、大数据“当道”的信息时代,作为重要信息资源之一的档案信息对企业运转有着独特的作用。良好的档案管理通过记录企业管理、运营方面的基础信息,提炼和挖掘客户和内部管理的有效数据等,从而为企业管理提供必要的决策支持,发挥着重要的基础性的作用。
 
二、档案业务外包服务发展简况
 
(一)国外发展简况
 
自20世纪80年代起,英美国家的政府机构和企业开始普遍接受业务外包这一理念和做法。从20世纪90年代开始,商业性文件中心迅猛发展,出现了以美国“铁山”(Iron Mountain Incorporated)为代表的数千家档案数据管理机构。美国商业性文件中心协会(ACRC)曾经统计了90年代协会会员数量情况:1991年,协会会员数量为380个;到了90年代末,会员数量已经发展到500个。2008年,会员公司已达573个,在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构。有85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务。经过30多年的发展,国外的商业性文件中心已经发展成为一个成熟的行业;国际文件与信息管理服务行业协会的成立,为行业的有序运转提供了组织保障;成熟规范的标准制度和行业准则,为整个行业的自律和监管提供了制度保障;行业内部频繁开展各项交流活动,共享各自的经验与成果,为行业的整体水平的提升提供了保障。
 
(二)国内发展简况
 
我国的档案业务外包发展较缓慢。资料显示,我国档案中介服务大量出现是20世纪90年代后期。自档案业务外包服务出现后,专业档案外包服务机构在逐渐增多。但是,由于国内大部分档案管理外包企业处于发展初期,企业规模小、服务手段单一,无法满足金融机构大规模档案安全存储及全流程系统管理的需求。综合分析我国档案业务外包的市场发展以及众多专业档案外包服务机构的情况,主要有以下两个特点:
 
第一,档案业务外包逐渐被接受。“万事开头难”,新事物的出现往往不能很快地被市场接受,档案业务外包在国内的“遭遇”亦是如此。但是,从现在不断扩大的档案业务外包市场以及不断增多的专业档案外包服务机构来看,档案业务外包在逐渐地被。
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